Regulamin współpracy

§1

Definicje

Klient – osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, osoba prawna lub jednostka organizacyjna zamawiająca realizację usługi.

Oferta – dokument określający indywidualny zakres współpracy, liczbę materiałów, terminy, cenę oraz pozostałe ustalenia handlowe.

Umowa – umowa zawarta pomiędzy Stronami regulująca realizację konkretnego projektu.

Projekt – całość działań związanych z przygotowaniem, realizacją i przekazaniem materiałów.

Dzień zdjęciowy – uzgodniony termin przeznaczony na realizację nagrań lub zdjęć.

Materiał finalny – gotowy materiał foto lub wideo przekazany Klientowi po montażu i obróbce.

Materiały źródłowe (RAW) – wszelkie nieobrobione pliki z aparatów, kamer oraz pliki projektowe.

§2

Rezerwacja terminu

1. Rezerwacja terminu następuje po potwierdzeniu dostępności przez Wykonawcę.
2. Rezerwacja może zostać dokonana:
   • poprzez wiadomość e-mail,
   • poprzez wiadomość tekstową,
   • podczas rozmowy telefonicznej,
   • podczas spotkania online.
3. Warunkiem przygotowania oferty jest przekazanie przez Klienta podstawowego briefu obejmującego co najmniej:
   • charakter działalności,
   • cel realizacji,
   • planowaną liczbę materiałów,
   • preferowany termin,
   • miejsce realizacji.
4. Rezerwacja terminu oznacza zablokowanie czasu przeznaczonego na:
   • przygotowanie projektu,
   • analizę briefu,
   • przygotowanie scenariuszy,
   • organizację realizacji,
   • wykonanie zdjęć,
   • montaż materiałów.
5. W przypadku realizacji ekspresowych Wykonawca nie gwarantuje możliwości przygotowania pełnej koncepcji kreatywnej, scenariuszy, rekwizytów, modeli ani lokalizacji.
6. Ostateczne potwierdzenie współpracy następuje po zaakceptowaniu oferty przez Klienta.

§3

Oferta i zawarcie współpracy

1. Każda realizacja poprzedzona jest przygotowaniem indywidualnej oferty.
2. Oferta określa w szczególności:
   • zakres realizacji,
   • liczbę materiałów,
   • terminy,
   • miejsce realizacji,
   • wynagrodzenie,
   • dodatkowe koszty,
   • liczbę rund poprawek,
   • termin przekazania materiałów.
3. Oferta ma charakter informacyjny i nie stanowi umowy w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego.
4. Na podstawie zaakceptowanej oferty Strony zawierają umowę.
5. W przypadku stałych Klientów dopuszcza się potwierdzenie współpracy w formie dokumentowej, w szczególności poprzez wiadomość e-mail.
6. Zakres prac określony w ofercie jest wiążący i stanowi podstawę wyceny.
7. Wszelkie zmiany zakresu po zaakceptowaniu oferty traktowane są jako dodatkowe prace i podlegają odrębnej wycenie.

§4

Organizacja projektu

1. Wykonawca planuje realizację projektu na podstawie informacji przekazanych przez Klienta.
2. Klient zobowiązuje się do przekazania wszystkich informacji mających wpływ na realizację projektu przed rozpoczęciem zdjęć.
3. W szczególności Klient przekazuje:
   • listę produktów,
   • priorytety nagrań,
   • informacje dotyczące promocji,
   • wytyczne dotyczące komunikacji marki,
   • materiały referencyjne (jeżeli występują).
4. Brak przekazania informacji przed rozpoczęciem realizacji może wpłynąć na ostateczny wygląd materiałów i nie stanowi podstawy reklamacji.
5. W przypadku zmiany briefu po rozpoczęciu przygotowań Wykonawca może:
   • zmienić termin realizacji,
   • dokonać ponownej wyceny,
   • odmówić realizacji nowych założeń w ramach wcześniej ustalonego wynagrodzenia.

§5

Obowiązki Klienta

1. Klient zobowiązuje się zapewnić warunki umożliwiające prawidłową realizację usługi.
2. Do obowiązków Klienta należy w szczególności:
   • przygotowanie lokalu,
   • przygotowanie produktów,
   • przygotowanie personelu,
   • zapewnienie dostępu do pomieszczeń,
   • zapewnienie możliwości wykonywania zdjęć.
3. Klient odpowiada za uzyskanie wszelkich zgód dotyczących:
   • wykorzystania wizerunku pracowników,
   • wykorzystania wizerunku klientów,
   • wykorzystania znaków towarowych,
   • wykorzystania materiałów przekazanych Wykonawcy.
4. W przypadku braku wymaganych zgód pełną odpowiedzialność ponosi Klient.
5. Opóźnienia wynikające z organizacji po stronie Klienta powodują odpowiednie wydłużenie czasu realizacji lub ograniczenie liczby wykonanych materiałów.

§6

Organizacja dnia zdjęciowego

1. Dzień zdjęciowy realizowany jest zgodnie z harmonogramem określonym w Ofercie lub Umowie.
2. Zarezerwowany czas obejmuje nie tylko wykonywanie nagrań i zdjęć, ale również:
   • przygotowanie stanowiska pracy,
   • ustawienie sprzętu,
   • zmianę planów zdjęciowych,
   • zmianę obiektywów i konfiguracji sprzętu,
   • przygotowanie produktów,
   • ustawienie oświetlenia,
   • testy techniczne,
   • organizację ujęć.
3. Czas przeznaczony na przygotowanie produktów, zmianę aranżacji, oczekiwanie na personel lub przygotowanie lokalu wlicza się do czasu realizacji.
4. W przypadku zakończenia realizacji przed upływem zarezerwowanego czasu wynagrodzenie nie ulega zmianie.
5. Cena usługi obejmuje rezerwację terminu, organizację pracy oraz przygotowanie projektu, a nie wyłącznie faktyczny czas nagrywania.
6. W przypadku gdy wykonanie wszystkich materiałów okaże się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie Klienta (np. brak przygotowanych produktów, brak personelu, brak dostępu do pomieszczeń), Wykonawca realizuje materiały zgodnie z ustalonymi priorytetami.
7. W przypadku gdy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy nie zostanie wykonany pełny zakres materiałów, Klientowi przysługuje proporcjonalne obniżenie wynagrodzenia.

§7

Priorytety realizacji

1. Przed rozpoczęciem zdjęć Klient wskazuje materiały o najwyższym priorytecie.
2. W przypadku ograniczeń czasowych w pierwszej kolejności realizowane są materiały oznaczone jako priorytetowe.
3. Jeżeli Klient nie określi priorytetów, kolejność realizacji ustala Wykonawca według własnego doświadczenia.
4. Brak możliwości wykonania wszystkich materiałów wynikający z decyzji Klienta lub organizacji dnia zdjęciowego nie stanowi podstawy do reklamacji.

§8

Zmiana briefu

1. Brief zaakceptowany przed rozpoczęciem realizacji stanowi podstawę wykonania usługi.
2. Za zmianę briefu uznaje się w szczególności:
   • zmianę rodzaju materiałów,
   • zmianę celu materiałów,
   • zmianę scenariusza,
   • zmianę stylu realizacji,
   • dodanie nowych produktów,
   • dodanie nowych usług,
   • zmianę miejsca realizacji,
   • zmianę grupy odbiorców.
3. Każda zmiana briefu po rozpoczęciu przygotowań może skutkować:
   • zmianą terminu realizacji,
   • zmianą harmonogramu,
   • zmianą wynagrodzenia.
4. Wykonawca ma prawo odmówić realizacji zmian wykraczających poza zaakceptowany zakres.

§9

Dodatkowy zakres prac

1. Wszelkie prace niewskazane w Ofercie lub Umowie traktowane są jako prace dodatkowe.
2. Dotyczy to w szczególności:
   • dodatkowych godzin zdjęciowych,
   • dodatkowych materiałów video,
   • dodatkowych zdjęć,
   • dodatkowych wersji montażowych,
   • dodatkowych scenariuszy,
   • nowych koncepcji kreatywnych,
   • napisów w dodatkowych językach,
   • animacji,
   • voice-over,
   • grafik,
   • miniaturek,
   • eksportów w nowych formatach.
3. Dodatkowy zakres realizowany jest wyłącznie po zaakceptowaniu wyceny przez Klienta.

§10

Czas realizacji

1. Standardowy termin przekazania materiałów wynosi do 14 dni roboczych.
2. Termin liczony jest od dnia:
   • zakończenia zdjęć,
   • przekazania wszystkich materiałów przez Klienta,
   • uzyskania wszystkich wymaganych akceptacji.
3. W przypadku realizacji ekspresowej obowiązują następujące dopłaty:
   • do 7 dni roboczych — 20% wartości zamówienia,
   • do 3 dni roboczych — 30% wartości zamówienia.
4. W przypadku braku odpowiedzi Klienta termin realizacji ulega automatycznemu wydłużeniu o okres oczekiwania.
5. Termin realizacji nie obejmuje czasu przeznaczonego na poprawki.

§11

Komunikacja

1. Kontakt roboczy odbywa się wyłącznie od poniedziałku do piątku w godzinach 10:00–18:00.
2. Maksymalny czas odpowiedzi wynosi 5 dni roboczych.
3. Wiadomości wysłane poza godzinami pracy traktowane są jako doręczone następnego dnia roboczego.
4. Wykonawca nie jest zobowiązany do pozostawania w stałej dyspozycji Klienta.
5. Kontakt telefoniczny odbywa się wyłącznie po wcześniejszym uzgodnieniu.

§12

Siła wyższa

1. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienia wynikające z okoliczności, których nie mógł przewidzieć ani im zapobiec.
2. Za siłę wyższą uznaje się w szczególności:
   • chorobę,
   • hospitalizację,
   • wypadek,
   • kolizję drogową,
   • awarię sprzętu,
   • kradzież sprzętu,
   • pożar,
   • powódź,
   • przerwy w dostawie energii elektrycznej,
   • awarie Internetu,
   • decyzje organów administracji,
   • zamknięcie obiektu,
   • ekstremalne warunki atmosferyczne.
3. W takim przypadku termin realizacji zostaje odpowiednio wydłużony o czas trwania przeszkody oraz czas niezbędny do wznowienia realizacji.
4. Wykonawca zobowiązuje się niezwłocznie poinformować Klienta o wystąpieniu okoliczności wskazanych w ust. 2.

§13

Materiały źródłowe (RAW)

1. Przedmiotem usługi jest wyłącznie przekazanie gotowych materiałów wskazanych w Ofercie lub Umowie.
2. Materiały źródłowe (RAW), pliki projektowe, pliki robocze, cache, proxy, timeline montażowy, duble, niewykorzystane ujęcia oraz wszelkie materiały pośrednie nie stanowią przedmiotu zamówienia.
3. Przekazanie materiałów RAW może nastąpić wyłącznie po wcześniejszym uzgodnieniu Stron oraz za dodatkowym wynagrodzeniem ustalonym indywidualnie.
4. Wykonawca nie ma obowiązku archiwizowania ani przechowywania materiałów źródłowych po upływie okresu wskazanego w niniejszym Regulaminie.
5. Klient nie nabywa żadnych praw do plików projektowych, presetów, szablonów, ustawień kolorystycznych ani procesu montażowego wykorzystywanego przez Wykonawcę.

§14

Montaż materiałów

1. Montaż wykonywany jest zgodnie z zaakceptowaną koncepcją, scenariuszem oraz charakterem marki Klienta.
2. Wykonawca samodzielnie podejmuje decyzje dotyczące (o ile Strony nie ustaliły inaczej):
   • selekcji ujęć,
   • kadrowania,
   • tempa montażu,
   • korekcji kolorystycznej,
   • doboru muzyki,
   • przejść,
   • efektów wizualnych,
   • sposobu narracji.
3. Jeżeli Klient nie dostarczy szczegółowych wytycznych przed rozpoczęciem montażu, Wykonawca realizuje projekt zgodnie ze swoim doświadczeniem i estetyką.
4. Montaż obejmuje wyłącznie zakres określony w Umowie.
5. Każda dodatkowa wersja filmu stanowi nową usługę.

§15

Poprawki

1. W cenę usługi wliczone są 2 rundy poprawek, o ile Umowa nie stanowi inaczej.
2. Jedna runda oznacza jedną kompletną listę uwag przekazaną jednorazowo.
3. Uwagi przesyłane etapami, w wielu wiadomościach lub przez kilka osób mogą zostać potraktowane jako kolejne rundy poprawek.
4. Poprawki należy zgłosić w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania materiałów.
5. Termin realizacji poprawek wynosi do 14 dni kalendarzowych, przy czym każdorazowo ustalany jest indywidualnie z uwzględnieniem aktualnego harmonogramu Wykonawcy.
6. Poprawką nie jest w szczególności:
   • zmiana koncepcji,
   • zmiana scenariusza,
   • zmiana celu filmu,
   • wymiana większości ujęć,
   • ponowny montaż od podstaw,
   • dodanie nowych scen,
   • przygotowanie nowego filmu.
7. Każda kolejna runda poprawek podlega indywidualnej wycenie.

§16

Akceptacja materiałów

1. Materiały przekazywane są Klientowi do akceptacji drogą elektroniczną.
2. Klient zobowiązuje się zgłosić wszystkie uwagi w terminie określonym w §15.
3. Brak odpowiedzi w wyznaczonym terminie oznacza pełną akceptację materiałów.
4. Po akceptacji materiałów projekt uznaje się za zakończony.
5. Po zakończeniu projektu wszelkie kolejne zmiany traktowane są jako nowa usługa.

§17

Archiwizacja

1. Gotowe materiały przechowywane są przez okres 2 miesięcy od dnia ich przekazania.
2. Po upływie tego terminu Wykonawca ma prawo trwale usunąć wszystkie pliki.
3. Wykonawca nie ma obowiązku przypominania Klientowi o pobraniu materiałów.
4. Ponowne udostępnienie materiałów po ich usunięciu nie jest gwarantowane.

§18

Dodatkowe materiały

1. Jeżeli podczas realizacji powstanie większa liczba udanych materiałów niż przewidziano w Umowie, Klient może otrzymać ich podgląd.
2. Materiały dodatkowe udostępniane są wyłącznie z watermarkiem.
3. Klient może wykupić dodatkowe materiały zgodnie z aktualnym cennikiem.
4. Zakup dodatkowych materiałów nie wpływa na termin realizacji podstawowego zamówienia.

§19

Prawa autorskie

1. Autorskie prawa osobiste do wszystkich wykonanych materiałów pozostają przy Wykonawcy.
2. Po opłaceniu pełnego wynagrodzenia Klient otrzymuje niewyłączną licencję na korzystanie z materiałów finalnych.
3. Licencja obejmuje:
   • publikację w mediach społecznościowych,
   • wykorzystanie na stronie internetowej,
   • wykorzystanie w materiałach reklamowych,
   • wykorzystanie w kampaniach marketingowych.
4. Licencja nie obejmuje prawa do:
   • sprzedaży materiałów,
   • przekazywania ich innym podmiotom,
   • odsprzedaży,
   • wykorzystania jako produktu komercyjnego,
   • przekazywania do dalszego montażu osobom trzecim.
5. Scenariusze, koncepcje kreatywne, sposób montażu, pliki projektowe, szablony oraz know-how pozostają własnością Wykonawcy.

§20

Portfolio

1. Wykonawca ma prawo wykorzystać wykonane materiały w:
   • portfolio,
   • mediach społecznościowych,
   • materiałach promocyjnych,
   • prezentacjach handlowych,
   • stronie internetowej.
2. Jeżeli Klient nie wyraża zgody na publikację materiałów, zobowiązany jest poinformować o tym przed rozpoczęciem realizacji.
3. Brak zgłoszenia sprzeciwu oznacza zgodę na wykorzystanie materiałów wyłącznie w celu promocji działalności Wykonawcy.
4. Wykonawca zobowiązuje się nie wykorzystywać materiałów w sposób naruszający dobre imię Klienta ani ujawniający informacje poufne.

§21

Wynagrodzenie i płatności

1. Wynagrodzenie za realizację usługi określone jest każdorazowo w Umowie.
2. Wszystkie ceny podawane są w złotych polskich (PLN). Jeżeli Wykonawca jest zobowiązany do naliczenia podatku VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami, zostanie on doliczony do ceny.
3. Faktura wystawiana jest po zakończeniu dnia zdjęciowego, chyba że Strony uzgodnią inny sposób rozliczenia.
4. Termin płatności wynosi 7 dni kalendarzowych od dnia wystawienia faktury.
5. Za dzień zapłaty uznaje się dzień uznania rachunku bankowego Wykonawcy.
6. Do momentu zaksięgowania pełnej płatności:
   • gotowe materiały mogą zostać przekazane wyłącznie z watermarkiem,
   • dostęp do materiałów finalnych może zostać wstrzymany,
   • licencja na korzystanie z materiałów nie zostaje udzielona.
7. Usunięcie watermarka oraz przekazanie finalnych materiałów następuje po otrzymaniu pełnej płatności.

§22

Pakiety i wyceny indywidualne

Pakiety

1. Pakiety mają charakter ryczałtowy.
2. Cena pakietu obejmuje cały proces realizacji, w szczególności:
   • przygotowanie projektu,
   • konsultacje,
   • organizację,
   • dzień zdjęciowy,
   • montaż,
   • poprawki,
   • przekazanie materiałów.
3. Rezygnacja z części materiałów po rozpoczęciu realizacji nie wpływa na cenę pakietu.
4. Niewykorzystanie przez Klienta części materiałów również nie wpływa na wysokość wynagrodzenia.

Wyceny indywidualne

1. W przypadku realizacji wycenianych indywidualnie zakres prac ustalany jest przed rozpoczęciem realizacji.
2. Zmiana liczby materiałów po zaakceptowaniu Oferty nie powoduje automatycznej zmiany ceny.
3. Jeżeli z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy nie zostanie wykonany uzgodniony zakres materiałów, Klientowi przysługuje:
   • wykonanie brakujących materiałów w dodatkowym terminie, albo
   • proporcjonalne obniżenie wynagrodzenia.
4. Jeżeli ograniczenie zakresu wynika z decyzji Klienta, wynagrodzenie pozostaje bez zmian.

§23

Rezultat usługi (KPI)

1. Przedmiotem usługi jest przygotowanie materiałów foto i wideo zgodnie z zaakceptowaną Ofertą.
2. Za prawidłowo wykonaną usługę uznaje się:
   • wykonanie uzgodnionej liczby materiałów,
   • zgodność materiałów z zaakceptowanym briefem,
   • przekazanie materiałów w uzgodnionym terminie,
   • zachowanie jakości technicznej umożliwiającej ich publikację.
3. Wykonawca nie świadczy usług gwarantujących rezultaty marketingowe.
4. W szczególności Wykonawca nie gwarantuje:
   • liczby wyświetleń,
   • liczby obserwujących,
   • zasięgów,
   • sprzedaży,
   • liczby klientów,
   • skuteczności reklam,
   • pozycji w algorytmach platform społecznościowych.
5. Wyniki publikacji zależą od wielu czynników niezależnych od Wykonawcy, w szczególności:
   • jakości oferty Klienta,
   • sposobu prowadzenia profilu,
   • budżetu reklamowego,
   • sezonowości,
   • konkurencji,
   • zmian algorytmów platform społecznościowych.

§24

Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące wykonanej usługi należy zgłosić w terminie 14 dni od dnia przekazania materiałów.
2. Klient zgłasza reklamację w formie dokumentowej, opisując konkretną wadę, materiał, którego dotyczy, oraz oczekiwany sposób usunięcia. Reklamacje ogólne, oparte wyłącznie na subiektywnej zmianie gustu lub koncepcji, nie stanowią wady.
3. W razie uzasadnionej reklamacji Wykonawca ma prawo w pierwszej kolejności usunąć wadę, ponownie wyeksportować materiał lub zaproponować rozwiązanie równoważne.
4. Jeżeli w wyniku uzasadnionej reklamacji Strony uzgodnią zwrot części wynagrodzenia, zwrot może dotyczyć wyłącznie niewykonanej albo wadliwie wykonanej części usługi montażu. Koszty przygotowania i organizacji realizacji, opracowania scenariuszy, rezerwacji terminu, dojazdu, opłaty wyjazdowej oraz przeprowadzonej sesji nagraniowej nie podlegają zwrotowi, ponieważ odpowiadają czynnościom faktycznie wykonanym i poniesionym nakładom. W każdym przypadku łączna wysokość zwrotu lub obniżenia wynagrodzenia nie może przekroczyć 50% całkowitej kwoty zamówienia, z wyjątkiem szkody wyrządzonej umyślnie oraz przypadków, w których bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa stanowią inaczej.
5. Wykonawca nie odpowiada za:
   • działanie lub regulaminy platform internetowych, blokady kont, usunięcie publikacji ani ograniczenie zasięgów,
   • różnice kolorystyczne wynikające z ustawień ekranów, urządzeń i platform,
   • utratę jakości po dalszej kompresji lub modyfikacji materiału przez Klienta albo osoby trzecie,
   • błędy merytoryczne w informacjach przekazanych lub zatwierdzonych przez Klienta,
   • brak zgód lub praw, za których uzyskanie odpowiada Klient,
   • opóźnienia i szkody wywołane zdarzeniami niezależnymi od Wykonawcy.
6. Z wyjątkiem szkody wyrządzonej umyślnie, łączna odpowiedzialność odszkodowawcza Wykonawcy związana z Umową jest ograniczona do wysokości wynagrodzenia netto faktycznie zapłaconego na podstawie Umowy. Ograniczenie nie ma zastosowania, jeżeli jego wyłączenie wynika z bezwzględnie obowiązujących przepisów.
7. Wykonawca nie odpowiada za utracone korzyści, szkody pośrednie ani utratę przewidywanych zysków Klienta, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa stanowią inaczej.

§25

Odpowiedzialność

1. Wykonawca odpowiada za wykonanie usługi z należytą starannością zawodową.
2. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z:
   • błędnych informacji przekazanych przez Klienta,
   • braku wymaganych zgód,
   • działań osób trzecich,
   • awarii platform społecznościowych,
   • zmian algorytmów,
   • nieprawidłowego wykorzystania materiałów przez Klienta.

§26

Poufność i RODO

1. Strony zobowiązują się do zachowania poufności wszelkich informacji handlowych, organizacyjnych i finansowych uzyskanych w trakcie współpracy.
2. Obowiązek poufności obowiązuje również po zakończeniu współpracy.
3. Dane osobowe przetwarzane są wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji współpracy zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).
4. Każda ze Stron pozostaje odrębnym administratorem danych osobowych przekazywanych drugiej Stronie.